Tại Khoản 1 Điều 16 Thông tư 39/2014 đã quy định cụ thể về các nguyên tắc khi lập hóa đơn giá trị gia tăng. Đây là căn cứ pháp lý vững chắc cho các doanh nghiệp triển khai sử dụng hóa đơn đúng theo quy định của pháp luật. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cũng nên tìm hiểu thêm về hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử để đảm bảo có thể dễ dàng tra cứu tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn.
Các nguyên tắc lập hóa đơn giá trị gia tăng được quy định bao gồm:
Thứ nhất: Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh chỉ được lập và giao cho người mua hàng hóa, dịch vụ các loại hóa đơn theo hướng dẫn tại Thông tư 39/2014.
Thư hai: Tuân thủ quy định về việc lập hóa đơn và nội dung thể hiện trên hóa đơn
Cụ thể nội dung này như sau:
Việc lập hóa đơn GTGT bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).
Hai là, đối với nội dung thể hiện trên hóa đơn cần đảm bảo các yêu cầu sau:
– Nội dung thể hiện trên hóa đơn phải đảm bảo đúng với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
– Nội dung trên hóa đơn không được phép tẩy xóa, sửa chữa;
– Nội dung trên hóa đơn phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ;
– Chữ số và chữ viết trên hóa đơn phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có). Trường hợp hoá đơn tự in hoặc hoá đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hoá đơn thì không phải gạch chéo.
Thứ ba: Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.
Một số những chú ý đối với bảng kê các doanh nghiệp cần phải lưu ý như sau:
– Bảng kê các doanh nghiệp phải thực hiện lập hàng tháng, được in ra giấy để lưu trữ bảo quản hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử;
– Việc bảo quản, lưu trữ bảng kê trong các doanh nghiệp sẽ được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.
+ Nếu trong trường hợp doanh nghiệp lưu trữ bằng giấy thì bảng kê phải có đầy đủ tên, chữ ký người lập bảng kê; tên, chữ ký thủ trưởng đơn vị; dấu đơn vị.
+ Nếu trong trường hợp các doanh nghiệp lưu trữ bằng phương tiện điện tử thì bảng kê phải có chữ ký điện tử của đơn vị và nội dung bảng kê phải đảm bảo có thể truy cập kết xuất và in ra giấy khi cần tham chiếu.
Không quyết toán thuế TNCN thì DN có bị xử phạt không?
Từ 01/11/2018, DN KHÔNG được phép thông báo phát hành HĐ
– Các đơn vị phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và đầy đủ thông tin trên bảng kê hóa đơn đã lập trong ngày, trong tháng và phải đảm bảo lưu trữ để cung cấp cho cơ quan thuế và các cơ quan chức năng khác khi có yêu cầu.
Thứ 4: Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.
Một trong những lưu ý quan trọng cho các doanh nghiệp đó chính là đối với hóa đơn điện tử thì sẽ không có liên, không có bảng kê. Mọi trường hợp hóa đơn điện tử kèm theo bảng kê đều là vi phạm pháp luật. Do vậy cần phải tìm hiểu thật kỹ quy định đối với từng loại hình hóa đơn để có thể triển khai sử dụng được tốt nhất, đúng quy định của pháp luật hiện hành về hóa đơn.
