Hồ sơ thông báo phát hành HĐĐT lần đầu cần những gì?

Trước thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đang gần kề, nhiều doanh nghiệp đã hưởng ứng và đang trên đà thay đổi từ dùng hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử. Không chỉ vì quy định của pháp luật, hóa đơn điện tử, bản thân nó còn mang lại nhiều lợi ích và tiện lợi khiến nhiều cá nhân và doanh nghiệp mong muốn sử dụng. Bên cạnh khả năng tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí đi lại, vận chuyển, hóa đơn điện tử còn được ưa chuộng bởi tính năng thông minh, tân tiến, hiện đại, khả năng bảo mật và an toàn thông tin vượt trội. Chính bởi những ưu điểm này mà nhiều doanh nghiệp, nhất là những doanh nghiệp có quy mô lớn, mong muốn được phát hành hóa đơn điện tử. Để chuẩn bị tốt và nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu được đầy đủ tới cơ quan quản lý thuế, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn đọc chi tiết và cụ thể.

Theo quy định trước đây, hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn phải được gửi đến cơ quan quản lý thuế trực tiếp chậm nhất 5 ngày kể từ khi cá nhân, doanh nghiệp nộp mẫu Đề nghị sử dụng hóa đơn GTGT đặt in/ tự in (mẫu 3.14 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính) và trong thời hạn 10 ngày tính từ ngày ký thông báo phát hành. Nhưng từ ngày 12/6/2017, theo Thông tư 37/2017/TT-BTC, thời gian gửi hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn đã giảm xuống còn 2 ngày tính từ ngày cá nhân, doanh nghiệp nộp mẫu 3.14.
Hồ sơ Thông báo phát hành hóa đơn trong đó có hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại nơi dễ nhìn thấy nhất của doanh nghiệp trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn. Khi nhận được Thông báo phát hành hóa đơn do doanh nghiệp gửi đến, cơ quan quản lý thuế nếu phát hiện thông báo không hợp lệ thì trong thời hạn 2 ngày kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan quản lý thuế phải có văn bản thông báo cho doanh nghiệp biết, khi đó doanh nghiệp có trách nhiệm phải điều chỉnh lại thông báo phát hành. Nếu thông báo điều chỉnh đã đúng đủ nội dung quy định thì sau 02 ngày, doanh nghiệp bắt đầu được phép sử dụng hóa đơn.
Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu bao gồm:
– Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử (lập theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
– Thông báo phát hành hoá đơn điện tử (lập theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
– Hoá đơn mẫu (do đơn vị phát hành phần mềm cung cấp)
Lưu ý khi lập hồ sơ Thông báo phát hành hóa đơn điện tử:
– Quyết định sử dụng hóa đơn và Hoá đơn mẫu phải là bản SCAN và được đưa chung vào 1 bản dưới định dạng word (.doc)
– Cần lập một bản Thông báo phát hành định dạng “ XML”
– Chữ ký số để ký điện tử.
Trên đây là tất cả chứng từ mà cá nhân, doanh nghiệp cần chuẩn bị để lập và nộp Thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu. Mong rằng bài viết đã giúp ích cho bạn đọc.